El proceso de exportación de las empresas es complicado. Existen una gran cantidad de trámites que debemos tener en cuenta y a los que debemos prestar una gran atención. Cualquier fallo a la hora de exportar puede suponer un problema para nuestra empresa y para la empresa importadora. Además, estos trámites (tales como la gestión de los clientes internacionales, creación de facturas, envío de documentación legal, gestión de la logística, etc.) requieren mucho tiempo, lo que puede suponer un obstáculo para empresas que gestionan exportaciones a diario y para un gran número de clientes internacionales. Sin embargo, las nuevas tecnologías llevan tiempo buscando soluciones para este tipo de procedimientos que permitan realizar los trámites de exportación de una manera más rápida, precisa y organizada. Una de estas soluciones es el sistema SAP, un sistema informático para la gestión de los recursos humanos, la producción, el inventario, el proceso de venta, la logística y la contabilidad de las empresas, entre otros.  

Características del sistema SAP:

• Programado a medida para cada cliente. 
• De código abierto: lo puede modificar el cliente para corregir errores. 
• Simple e intuitivo: fácil de utilizar para los trabajadores. 
• En constante actualización. 
• Inversión alta: su precio es alto. 

Los diferentes módulos y funciones del sistema SAP:

• SD (Sales and Distribution): módulo de ventas, CRM y logística. Tiene una base de datos para la gestión de los clientes (BP) y también gestiona todo el proceso de venta a través de la creación de facturas proforma, confirmaciones de pedido, reserva de stock, facturas comerciales y packing lists, entre otros. 
• MM (Materials Management): módulo de gestión de stocks, inventario y facturas. 
• PP (Production Planning): módulo para el proceso de fabricación (producción). 
• HR (Human Resources): módulo para la gestión de recursos humanos. 
• CO: módulo para la gestión de costes y beneficios (contabilidad). 

Beneficios para los negocios internacionales:

Como podemos observar en todas las funciones y características del sistema SAP, es un software que facilita todo el proceso de exportación. A modo de ejemplo, si queremos realizar una factura para un cliente de un país extranjero, el sistema SAP directamente nos incluye los impuestos y otros costes en la factura (porque ya estarían programados para cada país). Asimismo, si queremos grabar un pedido, el sistema SAP nos permite incluir los códigos de los artículos del pedido y automáticamente nos indica el precio de cada unidad y el precio total según los descuentos e impuestos que tenga cada cliente. Además, el sistema pasa directamente la orden del pedido a producción que, a su vez, nos proporciona una fecha estimada de producción o, si alguna unidad del pedido ya está en stock, se quedará reservada para este pedido en concreto.

Por otro lado, a la hora de crear una packing list, el sistema directamente crea una lista de empaque con todos los pesos y medidas (recogidas en su base de datos) con un formato creado específicamente para la empresa. Todos estos documentos mencionados pueden exportarse en diferentes formatos, tales como PDF o EXCEL para poder modificarlos o analizarlos posteriormente. 

Veamos una lista de los principales beneficios del sistema SAP para la exportación:

• Gestión de clientes: base de datos sobre todos los clientes que tiene la empresa. 
• Gestión del proceso de exportación: creación de documentos de ventas, tales como ofertas, facturas proforma, confirmaciones de pedido, facturas comerciales, packing lists…
• Adaptación a las normativas y requerimientos de cada país. Además, el sistema verifica que los datos de los clientes internacionales sean correctos: por ejemplo, que sus números de identificación fiscales son correctos… 
• Gestión de pagos y deudas: aviso cuando los clientes tienen deudas, gestión de su cartera, etc. Además, también puede gestionar el riesgo (CESCE) de los clientes internacionales (dentro de la ficha de cada cliente). 
• Adaptación al idioma de los clientes: el sistema puede crear los documentos de venta en diferentes idiomas, según el idioma seleccionado para cada cliente. 
• Gestión de la logística: creación de notas de entrega y referencias para el transportista. Comunicación constante entre el departamento comercial y logístico. 

Como podéis comprobar…

SAP es una gran herramienta para la gestión del proceso de exportación de las empresas, entre muchas otras utilidades. Muchas empresas como ACCENTURE, DELOITTE, EVERIS, FUJITSU, HP, INDRA e INFRICO ya lo utilizan. Gracias a este tipo de sistemas, ya no tenemos que realizar cada documento o procedimiento a mano, lo que ralentiza el funcionamiento y la eficiencia de las empresas, además de producir más errores que un sistema informático. 

En el caso de que ya estéis familiarizados con este software de gestión de los recursos, nos encantaría conocer vuestra opinión sobre este software. ¿En qué aspectos habéis observado que el sistema SAP os ha facilitado el trabajo?, ¿qué mejoras creéis que necesitaría?, ¿qué otro sistema utiliza vuestra empresa? Esperamos vuestros comentarios. 

Si esta publicación te ha resultado útil, te recomendamos que leas nuestra publicación sobre «Startups tecnológicas y el reto del crecimiento global» en la que podrás conocer las grandes oportunidades que tienen las nuevas empresas tecnológicas como SAP.